Wie funktioniert die E-Mail-Verschlüsselung?

Die von uns an Sie versendete E-Mail und etwaige Anhänge werden durch das Passwort geschützt, welches Sie uns gegenüber angegeben haben. Bei einer verschlüsselten E-Mail sehen Sie zunächst einen allgemeinen Hinweis, dass es sich um eine verschlüsselte E-mail handelt. Dieser E-Mail ist als Anhang eine PDF-Datei beigefügt. Dabei handelt es sich um eine sogenannte PDF-Container-Datei, in der auch E-Mail-Anlagen enthalten sein können. Zum Öffnen der PDF-Datei müssen Sie Ihr Passwort eingeben. Erst dann können Sie den eigentlichen Inhalt der E-Mail, also unsere Nachricht an Sie, und etwaig beigefügte E-Mail-Anhänge sehen.

Wie funktioniert das Öffnen einer verschlüsselten Mail am Smartphone oder Tablet?

Alle gängigen Smartphones und Tablets haben meist im jeweiligen Betriebssystem eigene Apps, mit denen PDF-Dateien angezeigt werden können. Mit diesen kann zwar in der Regel nach Eingabe des Passwortes der E-Mail-Inhalt gelesen werden. E-Mail-Anlagen sind aber meist nicht sichtbar und können somit auch nicht angesehen werden. Daher ist es unbedingt erforderlich, die App ‚Adobe Acrobat Reader‘ auf Ihrem mobilen Gerät zu installieren. Standardmäßig wird Ihr Gerät die PDF-Datei mit dem systemeigenen PDF-Reader öffnen. Sie müssen Ihr Gerät also zwingen, die PDF-Datei mit dem Adobe Acrobat Reader zu öffnen.

Dies geschieht bespielsweise am iPhone und anderen Apple-Geräten, in dem man die der verschlüsslten E-Mail angehängte PDF-Datei solange antippt, bis sich ein Auswahlmenü öffnet. Nun wählt man die Option ‚Teilen‘ und wählt als nächste Option ‚In Acrobat öffnen‘. Sie sehen nun den für Sie bestimmten E-Mail-Inhalt. Um Anhänge anzusehen, tippen Sie bitte auf das Symbol mit den drei waagerecht nebeneinander liegenden Punkten. Dort wird die Option ‚Anlagen‘ angezeigt. Sie können nun die dort aufgeführten PDF-, Word- oder Bilddateien antippen und öffnen.

Auf einem Android-Gerät sollte der Weg ähnlich sein.

Wie umständlich! Ja, wissen wir. Aber leider gibt es bisher auf Smartphone und Tablet keinen uns bekannten einfacheren Weg. Deutlich einfacher ist das Öffnen und Betrachten der E-Mails und der Anhänge an einem PC oder MAC.

Wie funktioniert das Öffnen einer verschlüsselten Mail am PC oder MAC?

Auch auf dem PC oder MAC muss das kostenlose Programm ‚Adobe Acrobat Reader‘ installiert sein. Legen Sie am besten fest, dass PDF-Dateien standardmäßig mit ‚Adobe Acrobat Reader‘ geöffnet werden sollen. Öffnen Sie nun den Anhang zur verschlüsselten E-Mail mit dem ‚Adobe Acrobat Reader‘. Nach Eingabe des Passwortes sehen Sie den Inhalt der für Sie bestimmten Nachricht. Ist darin auf Anlagen verwiesen, sehen Sie diese in der Regel – je nach Einstellung – am rechten oder linken Rand des Programm-Fensters. Unter Umständen sehen Sie – je nach Programmversion- ein Büroklammer-Symbol, hinter dem sich die Anlagen befinden. Dann bitte das Büroklammer-Symbol anklicken und die Anlagen sollten angezeigt werden. Diese können Sie nun öffnen und auf Ihrem Gerät speichern.

Wie kann ich der Kanzlei verschlüsselt antworten?

Nach Eingabe des Passwortes sehen Sie in der Kopfzeile der für Sie bestimmten E-Mail-Nachricht einen Button ‚Reply‘. Wenn Sie diesen Antippen, öffnet sich ein Antwort-Feld, in welches Sie Ihre Nachricht an uns schreiben können. Geben Sie dann bitte vor dem Versand noch die angezeigte Captcha-Zeichenfolge ein (leider zum Schutz vor E-Mail-Bots notwendig). Anschliessend klicken Sie auf ‚Send‘ und Ihre Nachricht wird verschlüsselt an uns übersendet. Leider ist es für Sie aktuell nicht möglich, der verschlüsselten Antwort-E-Mail Anhänge beizufügen, weil der Anbieter der technischen Lösung dies seit kurzem nicht mehr unterstützt. Wir arbeiten aber bereits an einer Lösung. Bis dahin müssten Sie E-Mail-Anhänge vor dem Versand an uns selbst verschlüsseln. Hierfür gibt es entsprechnde Apps und Tools im Internet. Alternativ müssten Sie uns sensible Dokumente per Post übersenden.

Was muss ich tun, wenn der ‚Reply‘-Button nicht funktioniert?

Der ‚Reply‘-Button möchte eine geschützte Verbindung zu unserem Server herstellen. ‚Adobe Acrobat Reader‘ ist aber standardmäßig so eingestellt, dass in PDF-Dateien enthaltene Links nicht geöffnet werden. Dies müssen Sie einmal in den Einstellungen des ‚Adobe Acrobat Reader‘ ändern. Klicken Sie dazu bitte im ‚Adobe Acrobat Reader‘ auf das ‚Menü‘, dort auf ‚Einstellungen‘, dort unter Kategorien auf ‚Vertrauensdienste‘ (meist ganz unten). Im Fenster wird nun unter anderem ein Abschnitt ‚Internetzugriff über PDF-Dateien außerhalb des Webbrowsers‘ angezeigt. Klicken Sie dort auf den Button ‚Einstellungen ändern‘. Wählen Sie nun aus ‚Zugriff auf alle Websites durch PDF-Dateien zulassen‘ und bestätigen Sie mit dem Button ‚ok‘. Fertig.

Ich habe weitere Fragen!

Rufen Sie uns gern an! Wir werden versuchen, Ihnen zu helfen.